Vorstellen könnte ich mir das auch.

Ich finde die Diskussion hier jedoch nicht überflüssig, wie bereits von anderen erwähnt!
Ich erhoffe mir davon ein Ergebnis, das zukünftigen Veranstaltern eine gewisse Planungssicherheit bietet.

Aus meiner Sicht kann es nicht sein, dass ein Organisator nach einem solchen Treffen auf irgendwelchen Kosten sitzen bleibt, egal, ob es ihm finanziell „weh tut“ oder nicht.

Ich denke aber, die Teilnehmerzahl an einem solchen Treffen hängt auch unmittelbar mit dem Wetter zusammen. Wenn gutes Wetter ist, entscheiden sich auch spontan Leute, die sich vorher weder als sichere noch unsichere Teilnehmer im Wiki eingetragen haben; das finde ich gut! Leider kann der Organisator das Wetter nicht planen. Er hat auch keinen Einfluss darauf, ob die Leute, die sich als sichere Teilnehmer eintragen, auch wirklich kommen, beispielsweise bei schlechtem Wetter, Krankheit pp.
Dennoch muss er bestimmte Dinge bereits im Vorfeld einplanen, die ggfls. auch bereits im Vorfeld Kosten verursachen, wie in diesem Fall das Zelt!

Da ich als Neuling an dem Treffen teilgenommen habe, weiß ich nicht, ob mein folgender Vorschlag bereits schon einmal durchgeführt wurde und mit welchem Ergebnis. In der Diskussion zum Forumstreffen 2011 habe ich einen solchen Vorschlag, meine ich jedenfalls, noch nicht gefunden bzw. darüber haben wir noch nicht diskutiert.

Deshalb meine Frage / mein Vorschlag:
Wäre es zur Deckung dieser Kosten nicht möglich, bereits bei der Anmeldung einen Beitrag von vllt. 5 oder 10 Euro einzuziehen?

Ich habe gerade mal im Wiki nachgeschaut: Der Thread für das Forumstreffen 2011 ist am 14.11.2010 eingerichtet worden. Von diesem Zeitpunkt an hatte man bereits die Möglichkeit, sich auch als Teilnehmer einzutragen.
Gesetzt dem Fall, wir würden uns dazu entschließen, einen Anmeldebeitrag zu erheben, würde der Organisator eine Bankverbindung mitteilen, auf die der einzelne Teilnehmer seinen Beitrag bereits weit vor dem eigentlichen Treffen überweist, je nachdem, wann er sich anmeldet.
Diese Verfahrensweise hätte den Vorteil, dass der Organisator bereits einen Grundstock an Geld zur Verfügung hat, um Kosten zu verauslagen, die nicht aus seinem Portemonnaie gehen.
Teilnehmer, die sich spontan entscheiden, müssten bei Ankunft einen Beitrag entrichten, der von der Höhe her bereits schon besser kalkuliert werden kann.
Das Geld würde auch nur speziell für diese eine Veranstaltung Verwendung finden.

Teilnehmer, die bereits im Vorfeld ihren Beitrag überwiesen haben, würden dann auf dem Treffen informiert werden, ob das Geld gereicht hat, oder ob sie noch was nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen.

Teilnehmer, die bereits überwiesen haben, aber nicht an dem Treffen teilnehmen, sollten ihr Geld grundsätzlich zurückbekommen. Grundsätzlich heißt, wie jeder weiß, es gibt auch Ausnahmen. Eine solche wäre, wenn der Organisator auf Kosten sitzen bleiben würde, wenn er das Geld an diejenigen wieder zurücküberweist, die trotz Zusage nicht gekommen sind.

Nun wird vielleicht der ein oder andere sagen „was für ein bürokratischer Aufwand“!

Ich bin davon überzeugt, dass Leute, die wirklich an einem solchen Treffen teilnehmen wollen, egal bei welchem Wetter, auch bereit sind, das Risiko des Organisators mitzutragen, in meinem vorgeschlagenen Fall wären es 5 oder 10 Euro. Es würden also, wenn überhaupt, nur wenige „Rücküberweisungen“ stattfinden.

Ich bin gespannt auf Eure Meinungen!

Theo