Das Gepäckproblem könnte man dadurch lösen, dass es einen Etappentransporter gibt, sprich: ein Betreuer, der mit einem Kfz von Übernachtungspunkt zu Übernachtungspunkt fährt. Ist vielleicht eh keine schlechte Idee, denn mit technischen Ausfällen werdet ihr wohl schon rechnen müssen.
Davon abgesehen würde ich als Übernachtungegelegenheiten Jugendherbergen empfehlen, die sind normalerweise bezahlbar, und es gibt sie vermutlich so alle ca. 30 Km, also hinreichend häufig.