Hallo Uli!
Sag mal, hast du (oder wer anders) die Möglichkeit, eine Leinwand, Diaprojektor und / oder Beamer mitzubringen? Rechner werden ja vermutlich wieder mehrere dabei haben?!
Idealerweise wäre das ein Fall für jemanden, der / die mit dem Wagen käme...

Wie siehts aus mit (Land)Karten / Rad + Wanderkarten von vor Ort?

Grill vor Ort vorhanden?

Und noch was, was du bestimmt besorgen könntest (?): Mobile Schallschutzwände

Ciao + Gruß Richtung Osten
Markus