Hallo Thomas!
Ich antworte dir hier einfach mal als letzten, der einen Beitrag hier verfasst hatte.

Ich habe ja bekanntlich auch schon einige Treffen (mit)organisiert, zuletzt u.a. das letztjährige Treffen am Edersee (gemeinsam mit einigen anderen netten Leuten aus diesem Forum).

Gerade von einer Vorfinanzierung eines größeren Betrages durch eine einzelne Person, möchte ich dringend von abraten! Es sei denn, Roland könnte gegebenenfalls auch auf einen größeren Teilbetrag "so einfach verzichten" und er hätte jemanden, der ihm das Geldeintreiben vor Ort komplett abnimmt! Ansonsten hätte er vom Treffen nur wenig und evtl. hinterher noch ne Menge an offenen Geldern...
Das Geldeintreiben für die Getränke war im letzten Jahr auch nur deswegen noch mit einem knappen Plus (s. Spendenseite, bzw. entsprechende Beitrage von mir) ausgegangen, weil einige ihren Anteil deutlich nach oben korrigiert hatten! Und andere eben "vergessen" hatten, ihren Anteil zu begleichen.
Eine ähnliche Situation würde es nach jetzigem Stand der Dinge (Übernahme / Vorfinanzierung der 2000,-€ durch Roland auch geben.

Das Verhalten des Platzbetreibers ist jedenfalls mindestens als sehr "merkwürdig" zu bezeichnen.
Beim Edersee standen auch im Oktober 2013 noch nicht die genauen Preise für 2014 fest, auch hieß es schon, das die Preise ein wenig erhöht würden. Die entsprechenden Infos dazu hatte ich auch hier kund getan.

Was gibt es nun für Möglichkeiten?
Roland verhandelt noch mal intensiv mit dem Platzbetreiber, mit Nennung der hier schon genannten Gründe und es wird auf eine Vorfinanzierung bzw. Mindestumsatz (o.ä.) verzichtet.
Wie im letzten Jahr könnte sich jeder Forumstreffenbesucher auf eine Liste beim Platzbetreiber eintragen und auch einen Spezialpreis (Normalpreis minus x%) bekommen.

Variante B: Roland oder wer anders kümmert sich um einen anderen Platz, der die bereits genannten Attribute aufweist, die für ein Treffen nötig sind.

Variante C: Das diesjährige (offizielle) Treffen fällt aus und irgendwer organisiert ein sog. "kleines" Treffen irgendwo in D. Ich hätte da schon ein paar Ideen, die ich aber zum jetzigen Zeitpunkt noch niemanden nennen werde - sprich, wenn es nötig werden würde, würde ich mich melden.

Gruß aus z.Z. OWL