Ich denke, 10 bis 20 ist eher realistisch, und das kann schon zu schaffen sein, da ja sicher auch einige zelten.
Es geht ja auch nicht um eine spontane Unterbringung.
Forumstreffen werden im Vorjahr organisiert; so viel Zeit sollte man sich für eine solche Tour mindestens lassen.
Und die meisten Hotels werden bereit sein, ein gewisses Zimmerkontingent langfristig vorher zu reservieren, unter Vereinbarung einer Frist, bis wann die Zimmer aus dem Kontingent dann "abgerufen" werden können (kenne ich von Konferenzen).
Gruß
Stephan