Hallo zusammen,
nachdem ich schon ein paar Mal eine Gruppenreise organisiert habe möchte meinen Senf auch noch dazugeben.

Dauer der Tour: Je länger man die Tour plant, desto weniger Leute werden teilnehmen. Meiner Erfahrung nach sind drei Tage (Freitag - Sonntag) ein recht guter Kompromiss. Planungen mit Brückentagen funktionieren nur selten, da auch innerhalb der EU die Feiertagsregelungen sehr unterschiedlich sind.
Außerdem gilt: Touren in größeren Gruppen sind wie Fisch - nach drei Tagen fängt er an zu stinken.
Durchschnittsgeschwindigkeit: Über einen kompletten Tag gesehen kann man maximal 50% der normalen Durchschnittsgeschwindigkeit des langsamsten Einzelfahrers ansetzen. Anzahl und Länge von Pausen nehmen deutlich zu, der fährt nicht so gut bergauf, der nächste nicht bergrunter.
Etappenlänge: Ergibt sich mehr oder weniger aus der Durchschnittsgeschwindigkeit. Planung hin oder her, die Abfahrt verschiebt sich in einer Gruppe immer, will man sich Abends noch gemütlich zusammensetzen sollte man auch nicht zu lange unterwegs sein. Unter der Vorgabe "gemeinsames Fahren" halte ich mehr als 70km für eine "gemütliche Forumstour" für unrealistisch.
Sideevents: Reines Fahren kommt bei einer Gruppenveranstaltung meist nicht wirklich gut an. Die meisten sind sich bewusst, dass sie alleine mehr von der Umgebung haben und ihren eigenen Stiefel fahren können. So gehören bei unseren Touren gemeinsame Unternehmungen wie Besichtigungen (gerne welche, die man alleine nicht machen kann), Bildersuchfahrt und andere Spielchen zum Programm. Das hebt die Stimmung und erhöht das Gruppenerlebnis.
Unterkunft: Hier hilft Diskussion erfahrungsgemäß wenig. Der Organisator muss einen Preisrahmen stecken. Das funktioniert ganz gut, wenn man erst Strecke, Unterkunftsart und Programm plant, dies bekannt gibt und die Gruppe der ernsthaft interessierten ihren jeweiligen Maximalpreis vorgibt. Wählt man dann Unterkünfte im statistischen Mittel finden sich überraschend viele, die eigentlich nicht ganz so viel zahlen wollen, die doch mitkommen. Was wohl oft daran liegt, dass man für größere Gruppen überraschend günstige Preise bekommt und so Leute mal in Läden übernachten können, die sie auf Individualreise nie von innen sehen würden. (Ich habe z.B. meine Leute schon in Davos im Nobelhotel für 50,- Franken pro Nase inklusive Menüfolge am Abend und Frühstücksbuffet untergebracht.) Dazu braucht es einen Organisator der geduldig ist und einigermaßen Verhandeln kann. Entsprechend viel Zeit für die Planung muss dann auch vorhanden sein, die einfache Abfrage über Internetseiten wie HRS führt da eher selten zum optimalen Ergebnis.
Der Organisator: Derjenige, der so einen Event organisiert muss sich darüber im Klaren sein, dass er selbst von der Veranstaltung wenig hat. Zu viel gilt es während der Veranstaltung zu organisieren. Ein gewisses Maß an Opferbereitschaft sollte deshalb vorhanden sein.
Finanzen: Geld ist eines der Dinge, über das sich die Menschheit am liebsten streitet. So wäre eigentlich die Lösung "jeder Zahlt für sich" erstrebenswert. Lässt sich aber mit Gruppentarifen nur schwer realisieren. So ist eine nachvollziehbare Abrechnung das A und O. Für eher schwer nachvollziehbare Kosten, die für die Organisation anfallen (wer trägt die Kosten für Posten wie Telefon, Sprit oder Unterkunft die dem Organisator während der Planung entstehen?) muss man im Vorfeld eine fixe Lösung finden und bekanntgeben. Die von mir immer gewählte Variante dieses selbst zu tragen kann man nicht jedem zumuten.

Alles in allem:
Grundsätzlich ist die Organisation einer solchen Veranstaltung sicherlich kein Problem solange man nicht zu viele Leute mitreden lässt.

Ciao,
Stefan