Natürlich muss mit dem Betreiber ein Vertrag abgeschlossen werden, der für den Unterzeichner Pflichten mit sich bringt.
Das ist ja die Sache des Organisators. Wenn die Bedingungen für dich akzeptabel sind kannst du den Vertrag abschließen, sonst halt nicht. Das Forum ist aber keine Reisegruppe, wo die Teilnehmerzahl 6 Monate im vorraus feststeht
Worüber man sicher diskutieren kann, ist wann man die Abstimmung macht.